As solicitações de aprovação automatizada do Smartsheet mantêm os processos avançando por meio da solicitação automática de aprovação a uma ou mais partes interessadas e do registro da resposta no Smartsheet.
As solicitações de aprovação podem ser completamente personalizadas e enviadas individualmente ou com várias etapas, como parte de um fluxo de trabalho mais complexo.
As solicitações de aprovação são compatíveis com dispositivos móveis e podem ser gerenciadas de qualquer lugar, poupando tempo, reduzindo o volume de erros e acelerando o progresso.
Solicitar aprovações com fluxos de trabalho
Solicitações de aprovação pausam o fluxo de trabalho até que a solicitação seja aprovada ou rejeitada. A cada aprovação ou rejeição, as condições e ações no caminho determinam o que acontecerá a seguir.
Consulte as permissões do fluxo de trabalho para entender às permissões necessárias a fim de solicitar aprovações usando fluxos de trabalho automatizados.
Definir seu fluxo de trabalho de aprovação
Com a planilha aberta:
- Na barra de menus, selecione Automação > Criar fluxo de trabalho a partir de um modelo...
- Na seção Solicitações de atualização e aprovação, selecione Solicitar uma aprovação quando critérios específicos forem atendidos... > Usar modelo.
- Insira um nome para o fluxo de trabalho.
- No bloco acionador, defina os critérios que acionam o fluxo de trabalho.
- Opcional: você também pode criar blocos condicionais para filtrar as linhas específicas a serem incluídas na entrega da solicitação de aprovação.
- No bloco de ação, use a caixa Adicionar um nome ou e-mail para selecionar a parte interessada que precisa fornecer a aprovação.
Se você adicionar apenas um contato, o nome padrão que o Smartsheet criará para o status de aprovação será: Aprovação de ContactName (p. ex., Aprovação de João Silva). Se você adicionar mais de um contato, o nome padrão será Status de aprovação.
- Na lista suspensa Salvar resposta em, selecione a coluna onde você deseja registrar o status de aprovação.
- Opcional: selecione Personalizar mensagem para editar o assunto e a mensagem do e-mail.
- Selecione os botões Adicionar em Se aprovada e Se rejeitada.
- Defina as ações a serem executadas dependendo da aprovação ou rejeição das partes interessadas.
- Selecione Salvar.
Pronto! Seu fluxo de trabalho agora tem várias ações conectadas com base no estado de aprovação ou recusa a partir de uma solicitação de aprovação inicial.
Opções avançadas
No bloco Solicitar uma aprovação, selecione o menu Mais e, em seguida, Opções avançadas.... Lá, você pode editar os campos a seguir:
- Quando enviada: configure o valor que aparece na coluna de status de aprovação depois de enviar uma solicitação de aprovação
- Quando aprovada: configure o valor que aparece na coluna de status de aprovação (ou em qualquer coluna selecionada) para solicitações aprovadas
- Texto do botão: personalize o rótulo do botão de aprovação (p. ex., Aprovar, Finalizada etc.)
- Quando rejeitada: configure o valor que aparece na coluna de status de aprovação (ou em qualquer coluna selecionada) para solicitações rejeitadas
- Texto do botão: personalize o rótulo do botão de rejeição (p. ex., Recusar, Rejeitar etc.)
Tenha em mente o seguinte
- Use valores de aprovação diferentes ou adicione condições após cada solicitação aprovada ou rejeitada para evitar receber alertas duplicados.
- As ações conectadas ao resultado de uma Solicitação de aprovação são executadas pelo status inserindo Aprovada ou Rejeitada e não levam em consideração nenhuma das condições definidas antes da solicitação de aprovação.
- Uma das melhores práticas é bloquear as colunas de status de aprovação na planilha de origem ou evitar compartilhar a planilha com pessoas cuja aprovação é necessária para impedir que alguém altere manualmente a coluna de status de aprovação.
- Se uma linha estiver bloqueada, ninguém poderá aprovar ou negar uma solicitação de aprovação enviada nessa linha. No entanto, uma coluna de aprovação bloqueada não impede o envio, a aprovação ou a rejeição de uma solicitação de aprovação.
- Você não pode enviar mais de 5.000 ações de solicitação de aprovação em uma única execução de fluxo de trabalho.
Para evitar a criação de ciclos intermináveis, o Smartsheet não inicia a ação Solicitação de aprovação quando a célula de acionamento inclui fórmulas entre planilhas ou está vinculada a outras células. Para resolver isso, use automações baseadas em tempo ou fluxos de trabalho de recorrência.