Acompanhamento da carga de trabalho no Smartsheet

O monitoramento da carga de trabalho está disponível para usuários com um plano Executivo ou Empresa do Smartsheet. Você precisa ser um usuário licenciado (Modelo de colaborador legado) ou um Membro (Modelo de assinatura de usuário). Os proprietários e os administradores da planilha podem ativar o monitoramento da carga de trabalho. Proprietários, administradores e editores da planilha podem exibir o mapa de calor da carga de trabalho e editar o respectivo cronograma. Comentaristas e visualizadores da planilha podem exibir o mapa de calor da carga de trabalho e o cronograma. 

Se você vir um botão de login no painel do RM, deverá ativar a autenticação do Smartsheet para sua conta do Resource Management a fim de usar os recursos do acompanhamento da carga de trabalho.

Se você tem um plano do Resource Management e usa o monitoramento da carga de trabalho, os dados do projeto ficam visíveis no Resource Management para administradores e outros usuários com acesso integral ao plano. 

Nas planilhas, você pode ativar o monitoramento da carga de trabalho, que calculará a disponibilidade dos recursos designados para trabalhar no projeto. Você pode calcular a disponibilidade de todas as atribuições nas planilhas em que o monitoramento de carga de trabalho está ativado. É recomendável ativar o monitoramento de carga de trabalho para todo o trabalho comprometido de modo que os gerentes de projeto possam ter a imagem mais precisa da disponibilidade de uma pessoa. Existe uma coluna de porcentagem (%) de alocação em cada planilha. Esta coluna pode especificar quanto do tempo de uma pessoa pode ser alocado para a atribuição do projeto. 

A opção para monitorar a carga de trabalho da equipe aparece quando: 

• Se começar com uma planilha em branco, você adiciona duas colunas de tipo de data e uma coluna de tipo de contato
• Se começar na exibição de Gantt, um modelo de planilha de projeto ou modelo de assistente de projetos, imediatamente ao abrir a planilha
• Se você abrir uma planilha existente com dados que incluem duas colunas de tipo de data e uma coluna de tipo de contato

Se você selecionar Try it out (Experimentar) na caixa de sugestão, o painel do Resource Management será aberto para iniciar o monitoramento da carga de trabalho. Selecione Ignorar na caixa de sugestão para fechá-la e não a mostrar novamente nas suas planilhas por três dias. Marque a caixa Não me mostrar novamente e, em seguida, selecione Descartar para remover permanentemente a caixa de sugestão de todas as planilhas. 

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Uma planilha de projeto normalmente tem as seguintes colunas: data de início, data de término, duração, porcentagem concluída e predecessores. No entanto, o Smartsheet configurará automaticamente as colunas adicionais necessárias para criar uma planilha de projeto usando o Resource Management em segundo plano se você concordar em configurar o monitoramento da carga de trabalho. 

Mapa de calor da carga de trabalho

Depois de ativar o monitoramento da carga de trabalho do seu projeto no painel do Resource Management, o painel exibirá um mapa de calor da carga de trabalho que destaca a superalocação. O mapa de calor da carga de trabalho permite que você identifique problemas de pessoal. Uma barra vermelha indica quando os recursos estão superalocados, solicitando que você tome medidas para resolver eventuais problemas de pessoal.

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Cores do mapa de calor da carga de trabalho

Cronograma da carga de trabalho

Você pode expandir o mapa de calor da carga de trabalho em uma agenda em tela inteira para ver as condições de superalocação em detalhes. Aqui, você verá quais outros projetos estão contribuindo para a superalocação e pode modificar a atribuição a fim de resolver o problema ou colaborar com outros proprietários para alterar as atribuições de seus projetos. Só é possível editar atribuições no cronograma de carga de trabalho que se apliquem à planilha que você abriu. Você pode usar o botão expandir/recolher ao lado do nome de cada recurso para exibir o mapa de calor de alocação de recursos.

Salve a planilha para que as alterações de atribuição na planilha sejam refletidas no cronograma de carga de trabalho. Quando você faz alterações de atribuição no cronograma da carga de trabalho, essas alterações serão sincronizadas automaticamente com a grade, sem necessidade de salvamento. 

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Use a cenoura para expandir os detalhes da tarefa para uma pessoa ou use Expandir tudo para ver detalhes adicionais da tarefa para todos. 

A exibição do cronograma da carga de trabalho consolida as atribuições em todas as planilhas nas quais o monitoramento da carga de trabalho está habilitado, e os recursos atribuídos em sua planilha também têm atribuições em outras planilhas. 

Cores do cronograma da carga de trabalho

Configurar o mapa de calor e o cronograma da carga de trabalho 

1. Abra a planilha.
2. Selecione o ícone de painel do Resource Management .
3. Habilite o monitoramento da carga de trabalho na planilha.
4. Revise o mapa de calor da carga de trabalho para ver as pessoas designadas a trabalhar no plano do projeto e para garantir que ninguém esteja superalocado.

Os indicadores de superalocação têm maior probabilidade de aparecer quando o monitoramento da carga de trabalho está ativado para outros projetos em que os recursos estão trabalhando. Outros gerentes de projeto devem ativar o monitoramento da carga de trabalho para seus projetos. Isso melhora a visibilidade de todos os recursos de trabalho que estão disponíveis.

5. Expanda o mapa de calor da carga de trabalho na agenda de carga de trabalho em tela cheia para ver quais outros projetos estão ocupando tempo e contribuindo para a superalocação.
6. Ajuste as atribuições de projeto na agenda de carga de trabalho ou na planilha de projeto para resolver a superalocação. Certifique-se de trabalhar com outros gerentes de projeto para ajustar as atribuições em seus projetos quando necessário.
7. Revise rotineiramente o mapa de calor da carga de trabalho em busca de outros problemas de pessoal durante todo o ciclo de vida do projeto. 

Você só pode acompanhar a carga de trabalho de usuários que estão no seu plano.

Desativar o monitoramento da carga de trabalho

No painel do Resource Management, selecione o menu de reticências e, em seguida, selecione Desativar o monitoramento da carga de trabalho. Os dados de monitoramento da carga de trabalho serão arquivados e não estarão mais visíveis. 

Os projetos arquivados estão ocultos do cronograma da carga de trabalho. Se você tiver uma conta do Resource Management, faça login nela para visualizar os projetos arquivados no cronograma do Resource Management. 

Se você decidir excluir uma planilha, lembre-se de desativar o monitoramento da carga de trabalho. As atribuições dessa planilha não aparecerão no cronograma da carga de trabalho de nenhum projeto. 

Alternar contas do Resource Management

Se você tem várias contas do Resource Management, pode alternar o projeto para uma conta diferente se necessário. 

1. Selecione o menu de reticências. Selecione Desativar o monitoramento da carga de trabalho.
2. No painel do Resource Management, selecione Monitorar carga de trabalho.
3. Selecione a conta que deseja usar para o projeto. 

Exibir seu projeto no Resource Management

Isso se aplica a usuários com uma conta do Resource Management. Confira abaixo as informações sobre como atualizar sua conta para incluir o Resource Management.

Os usuários com os quais a planilha foi compartilhada e que têm uma licença do Resource Management podem exibir o projeto nele. No mapa de calor da carga de trabalho, selecione o nome do projeto para abri-lo no Resource Management. Você pode consultar informações adicionais sobre orçamentos, agenda, localização e muito mais.

Seu nível de permissão no Resource Management determina a quantidade de informações que você pode ver sobre o projeto nele.  Saiba mais sobre o que os usuários podem fazer e ver com seus níveis de permissão. 

Atualizar para ter acesso aos recursos do Resource Management

Os recursos do Resource Management do Smartsheet fornecem perfis aprimorados e expandidos para capturar as habilidades, a função, a disciplina e a disponibilidade de meio período de uma pessoa e muito mais. Essas informações permitem que o Resource Management apresente recomendações de pessoal baseadas em habilidades, planeje os cronogramas das pessoas e muito mais.

Para saber mais informações sobre como adquirir o Resource Management by Smartsheet, entre em contato com a equipe de conta ou com o suporte.

O Resource Management cria automaticamente perfis de usuário (recursos não gerenciados) quando eles são atribuídos a um projeto que utiliza o monitoramento da carga de trabalho. O Resource Management funciona em segundo plano, possibilitando o monitoramento da carga de trabalho. Se você atualizar o plano para ter acesso aos recursos do Resource Management, também terá acesso a esses dados. Saiba mais sobre Perfis de recursos não gerenciados.  

Se você já usa o Resource Management by Smartsheet, os dados do monitoramento da carga de trabalho serão sincronizados automaticamente com sua instância do Resource Management. 

Ativar o monitoramento da carga de trabalho durante o teste gratuito do Smartsheet

Se você não tem uma conta Smartsheet, mas deseja conhecer o acompanhamento da carga de trabalho, faça um teste gratuito do Smartsheet. Para ativar o monitoramento da carga de trabalho assim que o teste começar: 

1. Selecione o ícone do seu perfil e selecione Gerenciamento de usuários. 

   A opção Gerenciamento de usuários só está disponível para a pessoa que iniciou o teste gratuito. 

2. Selecione Adicionar usuário. 
3. Na janela Configuração da conta, preencha o nome da conta.
4. Salve as alterações. 
5. Agora, o ícone do Resource Management aparece no local certo. Selecione o ícone para iniciar o monitoramento da carga de trabalho.