ワークフローで承認をリクエストする

関係者と共同で作業するワークフローを作成する際には、複数の承認をリクエストし、それらの承認の順序を作成することができます。

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ワークフローを作成するには、シートの所有者、管理者、または編集者レベルの権限を持つ、ライセンスユーザーであることが必要です。

編集者レベルの権限を持つユーザーが実行できるのは、自分自身が受信者であるアラートまたはリマインダーの作成、編集、削除のみです。

ワークフローの権限に関する記事を確認してください。

承認リクエストは、リクエストが承認または却下されるまでワークフローを一時停止します。承認または却下があるたびに、パス上の条件とアクションによって、次に何が起こるかが決まります。

自動化されたワークフローを使用して承認をリクエストするために必要な権限を理解するには、ワークフローの権限をご覧ください。

シートを開いている状態で、以下を実行します。

メニューバーで、[自動化] > [テンプレートからワークフローを作成...] を選択します。
「更新リクエストと承認リクエスト」セクションで、[指定の条件に一致した場合に承認をリクエスト...] > [テンプレートを使用] を選択します。
ワークフローの名前を入力します。
トリガーブロックで、ワークフローをトリガーする条件を設定します。
オプション: 承認リクエストの配信に含める特定の行をフィルターする条件ブロックを作成することもできます。
アクションブロックで、「名前またはメールアドレスを追加」ボックスを使用して承認を必要とする関係者を選択します。

連絡先を 1 件のみ追加する場合、承認ステータスに関して Smartsheet が作成する既定の名前は「連絡先名＋承認」です (例: 「John Doe 承認」)。複数の連絡先を追加する場合、既定の名前は「承認ステータス」です。

以上です。これで、ワークフローに、最初の承認リクエストの承認または却下の状況に基づいて、複数の関連するアクションが設定されました。

承認をリクエストブロックで、その他メニューを選択し、次に [詳細オプション...] を選択します。以下のフィールドを編集できます。

When submitted (送信された時) - 承認リクエストを送信した後に、承認ステータス列に表示される値を設定します。
When approved (承認された時) - 承認されたリクエストの承認ステータス列 (または選択した列) に表示される値を設定します。
- Button text (ボタンテキスト) - 承認ボタンのボタンラベルをカスタマイズします (例: 「承認」、「サインオフ」)
When declined (却下された時) - 却下されたリクエストの承認ステータス列 (または選択した列) に表示される値を設定します。
- Button text (ボタンテキスト) - 却下ボタンのボタンラベルをカスタマイズします (例: 「拒否」、「却下」)

重複したアラートを受信するのを防ぐために、承認または却下されたリクエストごとに異なる承認の値を使用するか、条件を追加します。
承認リクエストの結果を受けたアクションは、承認リクエストのステータスに「承認」または「却下」を入力するものであり、承認リクエストの前に定義された条件は一切考慮されません。
元のシートの承認ステータス列をロックするか、承認者とはシートを共有しないことで、シートの承認ステータス列が手動で変更されないようにすることをお勧めします。
行がロックされていると、その行に対して送信された承認リクエストを承認または却下できなくなります。ただし、承認列をロックしても、承認リクエストの送信、承認、拒否を防ぐことはできません。
単一のワークフロー実行で、5,000 件を超える承認リクエストアクションを送信することはできません。

無限ループが発生しないように、Smartsheet では、トリガーセルにシート間数式が含まれている場合やほかのセルにリンクされている場合は、承認リクエスト アクションを開始しません。これを回避するには、時間ベースの自動化または定期的なワークフローを使用してください。