Aplica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Para obtener más información sobre los tipos de planes y las capacidades incluidas, consulte la página de planes de Smartsheet https://es.smartsheet.com/pricing.

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

  • Administrador del sistema

Consulte si esta capacidad está incluida en Smartsheet Regions o Smartsheet Gov.

Informes de acceso a hojas y de elementos publicados

Los informes de acceso a hojas son útiles cuando se realizan auditorías de rutina sobre quiénes pueden acceder a los recursos y en qué medida. En los informes, se proporciona la fecha y la hora en que cada usuario accedió a un recurso por última vez. Los informes de elementos publicados le permiten ver qué recursos se publicaron y quién los publicó.

PLANS

  • Business
  • Enterprise

For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.

Permisos

  • Administrador del sistema

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Descripción general

Para respaldar las implementaciones a gran escala de estos informes, Smartsheet introdujo URL de la API de recursos y sujetos en lugar de vincularlas al elemento o ampliar todos los detalles del usuario o grupo. Los enlaces directos y los detalles ampliados pueden generar problemas de rendimiento; el uso de URL de la API permite la creación y el uso eficientes del informe. Es posible que note que se actualizarán campos específicos dentro de los informes. Consulte las preguntas frecuentes a continuación para obtener detalles sobre los campos que se modificarán.

Una vez que genere los informes, puede usar scripts personalizados para convertir los informes en un recurso legible.

Generar un informe de acceso a hojas

Existen dos versiones del informe de acceso a hojas, y la versión que reciba dependerá de la cantidad de recursos de su plan. La nueva versión, que incluye acceso basado en la API, estará disponible para informes más grandes. Esto proporciona datos sin procesar y no ampliados, y utiliza las URL de los recursos para la recuperación detallada de la información.

Los informes más pequeños recibirán la versión anterior. Ambas versiones del informe contienen información variable para mejorar la velocidad y el rendimiento de la generación de informes.

  1. Inicie sesión en el Centro de administración.
  2. Seleccione el ícono Menú para ampliar la barra lateral izquierda y, luego, haga clic en Administración de usuarios. 
  3. Seleccione Más acciones > Acceso a la hoja.

  4. Revise su correo electrónico. El informe se envía al correo electrónico asociado al usuario del Centro de administración. 

     

Información incluida en la versión anterior del informe 

El informe anterior de acceso a hojas incluye los siguientes datos:

  • Clave de la hoja: La clave única de cada hoja de la cuenta de Smartsheet del equipo. Los usuarios no ven esta clave. Puede ser útil cuando tiene varias hojas con el mismo nombre. 
  • Nombre de la hoja (Nombre): Los nombres de las hojas visualizados en la sesión de Smartsheet.
  • Propietario de la hoja: Este campo se deja en blanco de forma intencional. Los planes, no los usuarios individuales, son propietarios de los elementos de Smartsheet. Obtenga más información sobre nuestro modelo de propiedad de recursos. 
  • Compartidas con: Todas las direcciones de correo electrónico de las personas que tengan uso compartido en las hojas, ya sean colaboradores con licencia, sin licencia o externos. 
  • Permiso para compartir: Otorga permisos a las personas que tienen uso compartido (propietario, administrador, editor [puede compartir], editor [no puede compartir], observador, autor del comentario).
  • Fecha/hora de la última modificación: Día y horario en que se actualizó la hoja por última vez.

Si encuentra espacios en blanco en la columna de espacio de trabajo del informe de acceso a hojas, significa que dichas hojas están ubicadas en el directorio de hojas del usuario (carpeta).

 

Información incluida en la nueva versión del informe

El nuevo informe de acceso a hojas contiene las siguientes columnas: 

  • URL de la API del recurso (URL de la API al elemento)
  • URL de la API del sujeto (URL de la API al usuario/grupo)
  • Tipo (tipo de recurso, p. ej., hoja)
  • ID de recurso (ID del elemento)
  • Tipo de sujeto (usuario/grupo)
  • ID del sujeto (ID de usuario o grupo)
  • Dirección de correo electrónico de uso compartido (para el tipo de sujeto: usuario)
  • Nombre del conjunto de permisos (p. ej., read_only)
  • Fecha/hora de la última modificación (UTC)
Sheet access report elements

 

La dirección de correo electrónico de uso compartido seguirá estando disponible en el formato original ampliado.

 

Descargar un ejemplo del informe de acceso a hojas

Siga este enlace para descargar el nuevo ejemplo del informe de acceso a hojas:

Generar un informe de elementos publicados 

  1. Inicie sesión en el Centro de administración.
  2. Seleccione el ícono Menú para ampliar la barra lateral izquierda y, luego, haga clic en Administración de usuarios. 
  3. Seleccione Más acciones > Elementos publicados.
  4. Revise su correo electrónico. El informe se envía al correo electrónico asociado al usuario del Centro de administración.

 

Descargar un ejemplo del informe de elementos publicados

 

Contenido del informe

El informe de elementos publicados contiene las siguientes columnas: 

  1. ID de recurso
  2. URL de la API del elemento [para el nombre del recurso]
  3. URL de la API del usuario de la publicación
  4. Formato publicado
  5. Tipo de elemento publicado
  6. ID de correo electrónico del usuario de la publicación
  7. Control de acceso
  8. Fecha y hora modificadas
Published items report elements

 

La dirección de correo electrónico del usuario de la publicación seguirá estando disponible en el formato original ampliado.

Preguntas frecuentes

¿Qué cambió entre la versión anterior y la actual del informe de acceso a las hojas?

  • La principal diferencia es la introducción de un acceso basado en la API, que proporciona datos sin procesar y no ampliados, y el uso de las URL de recursos para la recuperación de información detallada.
  • Eliminamos los campos Nombre del recurso, Nombre del espacio de trabajo y Nombre del propietario del informe de acceso a la hoja para mejorar la velocidad y el rendimiento de la generación de informes. 
  • Permitimos que los administradores accedan a esta información a través de las URL de la API y agregamos los siguientes campos:
    • URL directa al recurso compartido (URL de la API de recursos)
    • URL directa que conduce al usuario o grupo con el que se comparte el recurso (URL de la API del sujeto)
    • Tipo de sujeto (usuario/grupo)
    • ID del sujeto (ID de usuario o grupo)

¿Qué cambió en el informe de elementos publicados?

Se eliminaron las columnas Nombre del recurso y Nombre del propietario. Se agregaron nuevas columnas que incluyen la URL de la API para los detalles del elemento y la ID de correo electrónico del propietario.

¿Los nuevos formatos de informes se aplican tanto a la generación de informes al nivel de la organización como al nivel de usuarios específicos?

Sí, las actualizaciones se aplicarán a ambos tipos de generación de informes.

¿Cómo puedo consumir los datos de estos nuevos informes ahora que adoptaron la forma de URL de la API?

Puede crear scripts personalizados y consumir mediante programación los datos deseados de estos informes. Sin embargo, si carece de la experiencia técnica y el acceso a las herramientas necesarias para crear scripts personalizados, contacte a los recursos adecuados de su empresa (como el departamento de TI) para que lo hagan por usted.

¿Hay una opción para exportar el informe en formato JSON?

No.

¿Cuál es la sintaxis de la URL de la API de recursos y la URL de la API de sujetos?

La sintaxis de las URL de la API de recursos es la siguiente:

  • Para una hoja: https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{{Resource ID}}
  • Para un informe: https://api.smartsheet.com/2.0/reports/{{Resource ID}}
  • Para un panel: https://api.smartsheet.com/2.0/dashboards/{{Resource ID}}

La sintaxis de las URL de la API de sujetos es: https://api.smartsheet.com/2.0/users/{{Subject ID}} o https://api.smartsheet.com/2.0/groups/{{Subject ID}} según si el tipo de sujeto es usuario o grupo.

¿Cómo puedo buscar las ID de recursos y de sujetos?

Para buscar el {{Resource ID}} para las hojas, los informes o los paneles antes de que se actualice el informe de acceso a las hojas, puede buscar el recurso específico dentro de Smartsheet, seleccionar Archivo > Propiedadesy buscar el ID de recurso allí mencionado. El nuevo informe de acceso a las hojas también contiene una columna de ID de recurso.

En cuanto a los ID de usuario, estos no se muestran fácilmente en la interfaz de usuario de Smartsheet, ya que las direcciones de correo electrónico son el identificador principal. Para obtener los ID de usuario, debe utilizar la API Obtener usuario. A continuación, le mostramos una guía rápida sobre cómo recuperar los ID de usuario:

  1. Realice una llamada de API al terminal de usuarios: https://api.smartsheet.com/2.0/users
  2. Analice la respuesta para extraer los ID de usuario asociados con la dirección de correo electrónico del usuario actual.

Para obtener más información, consulte el Portal para desarrolladores de Smartsheet.

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